落とし所を考えて会議せよ!

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こんばんは、金児です^^

 

今週も折り返しまして、なんやかんやとやっております。

先日の介護慰労金やら助成金が正式に受理されました。(パチパチパチ)

チャリからPCからタブレットから空気清浄機から利用者さんとスタッフのために(私ももちろん)使えるものは全部使いますよ!

 

手続きは非常に面倒ですが、これも経験やと思って全部自分でやりたいと思います。

 

ちょっと今日は世の中の会議に物申したいなーと思って文章を書いています。

 

会議ってただダベルだけちゃうからね。

ほんまに時間の浪費が酷くて嫌になっちゃいます

集まるだけ集まって何も得るものがないのは会議ちゃいます。

特にボランティアやったら尚更。

会議とは?

ほんまアホみたいな話やけど載せておきます。

意見を出し、相談する会合です。

 

話聞くだけちゃいますよー。

共同作業がなくてただの情報共有の会議ならオンラインが良いでしょうね。コロナ禍だし。

移動する時間もいらないし。

 

逆にコロナで大変なこの時代にわざわざ足を運ぶって結構凄くないですか?

私が主催側ならよっぽどなんか持って返ってもらえることが想定できないとちょっとねー。

 

準備が8割

このブログでも散々話に出しましたが、基本的に何をするにも準備がほとんどを占めます。

会議に関する準備というのは、

参加者が何をするために集まっているのかがわかりやすく、なんの意見を求められているかがわかる

ことを意味します。

 

そのためにアジェンダを作って準備するわけですね!

アジェンダってなんやねんという人のために貼り付けときますよー!

 

超絶簡単にいうと「しおり」ね!

遠足の時に持っていくあれです。(お菓子○百円までだよーとかいうあれ)

 

ではなんで「しおり」がいるかわかりますか?

 

何をするかが書いてあるんです。迷わないように。

指針がないと会議がただの雑談になっちゃうので、そうならないようにっていうやつですね。

一番大事な落とし所を掴むためのしおり

前項の準備の中でも、会議をする上で一番大切なことは、ある程度落とし所を想定することです。

 

スムーズに誘導するためにしおりを作るわけです。

 

検討、提案、相談、なんでもいいですが、

主催は

ある程度どのような反応が返ってきて、

どのような答えが出てくるか、

そしてまとめるのにどのくらい時間がかかるか、

これらを想定する必要があります。

 

着地点を決めて時間内に話をまとめていかないと、無駄に時間だけが浪費してしまうわけですね。

 

結構意識しないと議論が盛り上がりすぎて収集が付かなくなります。

昔の私なら、

「みんな盛り上がってるから終わらなかったわ〜」

と誇らしげに参加者の時間を奪っていただことでしょう。(ごめんなさい)

 

時間的なコストを意識せよ

感情の赴くままに書き殴りましたが次で最後。

 

会議で人を集めるということは、その人たちの仕事や生活の時間を奪っているということ。

なので無作為に集められちゃ困るわけです。

 

そこにはきちんと

目的があって、

準備があって、

結果が必要です。

 

さらにはその会議を受けて

次の展開があるし、

次の会議までの課題がある。

 

そこまで意識をしてためになる会議を企画したいもんですね。(弊社では私が資料を作ることが多いですが、セミナー資料よりも丁寧に作ります。)

 

はい、ということで今日は会議の開き方でした!

 

ちなみに明日は新規事業の訪問介護の打ち合わせですが、これは会議でもなんでもなく戦略を飯食いながらだらだら語るやつですw

こういうのは気心しれた仲間と心ゆくまでやってください^^

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